Geschäftsbriefe schreiben: Alles, was Sie wissen müssen

Für geschäftliche Briefe scheint ein wahrer Dschungel an Regeln zu gelten, was ist angemessen, auf welche Formulierungen sollten Sie verzichten? Welche Informationen sind wirklich relevant und welche finden sich eher am Ende des Schreibens wieder? Erfahren Sie alles, was Sie zum Schreiben von Geschäftsbriefen wissen müssen: Wie Sie geschäftliche Briefe richtig aufbauen, was darin enthalten sein muss und was die Norm DIN 5008 besagt. Mit unseren Tipps und Vorlagen schreiben sich Ihre Geschäftsbriefe fast von allein. 

Inhaltsverzeichnis: 

1. Wichtige Fragen & Antworten
2. DIN 5008: Aufbau eines Geschäftsbriefs 
3. Der Inhalt: Was muss rein, was kommt raus? 
4. Die Bestandteile im Überblick 
5. Anlässe für geschäftliche Briefe 
6. Das passende Briefpapier 
7. Häufige Fragen

Geschäftsbriefe schreiben – die wichtigsten Fragen 

Was versteht man unter einem Geschäftsbrief? 

Ein Geschäftsbrief ist jedes Schriftstück, das der Kommunikation eines Unternehmens mit Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten dient. Dabei ist es egal, ob der Wortwechsel im B2B oder B2C Kontext stattfindet. Auch der Übertragungsweg spielt dabei rechtlich und formal keine Rolle: Ein Brief gilt sowohl in gedruckter Form per Post als auch in digitaler Form, etwa als E-Mail oder PDF-Anhang, als offizieller Geschäftsbrief, auch wenn man es im ersten Moment nicht denken mag. Demnach ist das Spektrum an Geschäftsbriefen vielseitig und umfasst unter anderem Werbebriefe, Danksagungen, Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen sowie Bestellungen. 

Wichtig zu wissen: Unternehmensinterne Mitteilungen, beispielsweise Mitteilungen zwischen einzelnen Abteilungen, Projektteams oder Niederlassungen, fallen nicht unter diese Definition. 

Was ist die DIN 5008? 

Die DIN 5008 ist die maßgebliche deutsche Norm für die professionelle Gestaltung und Formatierung von Geschäftsbriefen und anderen Schriftstücken. Sie definiert verbindliche Regeln für Aufbau, Schreibweise und Layout, um eine einheitliche, übersichtliche und professionelle Geschäftskorrespondenz sicherzustellen. Dazu gehören unter anderem Vorgaben zu Seitenrändern, Zeilenabständen, Abkürzungen sowie zur Anordnung von Anschriftenfeld, Datum und Betreffzeile. Durch die Anwendung der DIN 5008 entstehen klar strukturierte, gut lesbare und formal korrekte Dokumente, die einen professionellen Eindruck vermitteln. 

Was muss in einem Geschäftsbrief enthalten sein? 

Es gibt gesetzlich festgelegte Pflichtangaben. Wichtig ist, dass der Empfänger Ihr Unternehmen einwandfrei identifizieren und bei Bedarf Kontakt aufnehmen kann. 

• Name Ihres Unternehmens 
• Anschrift Ihres Unternehmens 
• Vertretung (bei AG und GmbH) 
• Registereintrag 
• Keine Vorschrift, aber sinnvoll: Kontaktmöglichkeiten 

Wie detailliert die Angaben sein müssen, hängt von Ihrer Unternehmensform ab. Die IHK erklärt, wer welche Angaben auf Geschäftsbriefen machen muss.

Was gibt es bei Anrede und Grußformel zu beachten? 

Die Anrede ist das erste, was der Empfänger liest und lenkt die Wahrnehmung direkt in die positive oder auch negative Richtung. 

Kennen Sie die Empfänger nicht, wählen Sie die neutrale Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren". Ansonsten sollten Sie die Empfänger lieber mit Namen ansprechen, etwa „Sehr geehrte Frau Weiß". Umfassende Informationen hierzu finden Sie in dem Beitrag: Anrede in geschäftlichen Briefen. 

Die Grußformel „Mit freundlichen Grüßen" ist der Klassiker. Je nach Anlass und Verhältnis kann sie auch persönlicher ausfallen. Wägen Sie hier immer ab, was in der jeweiligen Situation angemessen wirkt. Im Zweifel seien Sie lieber einmal zu oft zu höflich.

DIN 5008: Der Aufbau eines Geschäftsbriefs 

Jedes geschäftliche Schreiben, das Sie versenden, ist wie eine Visitenkarte Ihres Unternehmens. Fehlende Angaben oder eine falsche Formatierung können unprofessionell oder gar unseriös wirken, was je nach Branche und Kommunikationsgrund negative Folgen haben kann. Die Normvorlage nach DIN 5008 verhindert das. Worauf es bei der Formulierung ankommt, lesen Sie in unserem Beitrag Geschäftliche Anschreiben formulieren. 

Abstände und Zeilenabstand 

• Seitenrand links: 2,5 cm 
• Seitenrand rechts: 2,0 cm 
• Seitenrand oben: 4,5 cm 
• Seitenrand unten: 2,5 cm 
• Zeilenabstand: 1–1,5-zeilig 

Schriftgröße und Schriftart 

Die Schriftgröße im Geschäftsbrief beträgt in der Regel 12 Punkt, bei sehr viel Text ist auch 11 Punkt erlaubt. Kleiner sollte die Schrift aus Gründen der Lesbarkeit nicht sein. 

Zwar schreibt DIN 5008 keine bestimmte Schriftart vor, doch auf Comic Sans und Ähnliches sollten Sie dringend verzichten. In der Regel verwendet man Times New Roman, Arial oder Calibri. 

Tipp: Je nach Schriftart kann die Schrift größer oder kleiner wirken. Machen Sie am besten einen Vergleich, um die Wirkung zu testen und verwenden Sie ein einheitliches Design bei jeder Kommunikation mit dem Empfänger. 

Briefkopf

Der Briefkopf ist das Erste, was dem Empfänger ins Auge fällt, und sollte daher besonders professionell gestaltet sein. Der obere Bereich des Schreibens (ca. 4,5 cm) bietet Platz für das Firmenlogo sowie gegebenenfalls ergänzende Unternehmensangaben. 

Im Anschriftenfeld stehen die Rücksendeangaben und die Empfängeradresse. Damit die Adresse korrekt im Sichtfenster eines Briefumschlags erscheint, darf das Anschriftenfeld maximal 4 cm hoch und 8,5 cm breit sein. 

Rechts daneben befindet sich der Informationsblock mit den wichtigsten Kontaktdaten des Ansprechpartners, beispielsweise Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Nach einer Leerzeile folgt das Datum, rechtsbündig ausgerichtet. Die Ortsangabe wird nur ergänzt, wenn sie vom Firmensitz abweicht. 

Betreffzeile 

Die Betreffzeile informiert den Empfänger auf einen Blick über den Inhalt des Schreibens und sollte daher klar und präzise formuliert sein. 

Sie beginnt zwei Zeilen unterhalb des Datums. Eine Hervorhebung in Fettschrift ist zwar optional, wird jedoch häufig verwendet. Der Betreff sollte möglichst nur eine Zeile umfassen und maximal zwei Zeilen lang sein. 

Wichtig: Das Wort „Betreff" wird nicht mehr vorangestellt – dies zählt zu den häufigsten Formfehlern in Geschäftsbriefen nach DIN 5008.

Der Inhalt: Was muss rein, was kommt raus? 

Aufbau des Brieftexts 

Nach Anrede, Betreff und Briefkopf folgt der eigentliche Text. Er besteht aus vier Teilen: 

• Einleitungssatz: Führen Sie das Anliegen ein. Ein freundlicher Einleitungssatz verbessert den ersten Eindruck.
• Hauptteil: Erläutern Sie Ihr Anliegen klar und strukturiert. Ein Absatz pro Gedanke, keine verschachtelten Sätze. 
• Schluss: Fassen Sie zusammen und nennen Sie nächste Schritte oder was Sie vom Empfänger erwarten. 
• Grußformel + Unterschrift: „Mit freundlichen Grüßen" plus vorgedruckter und handschriftlicher Unterschrift. 

Tipps für guten Geschäftsbrief-Inhalt 

• Präzise Betreffzeile: Bringen Sie das Anliegen auf den Punkt, der Empfänger soll sofort wissen, worum es geht. 
• Max. eine DIN A4-Seite: Für weitere Details fügen Sie Anlagen bei und verweisen Sie im Brief darauf. 
• Fehlerfreie Grammatik: Ein Geschäftsbrief mit Rechtschreibfehlern wirkt unprofessionell. Immer vor dem Versand prüfen. 
• Klare, zeitgemäße Sprache: Vermeiden Sie veraltete Formulierungen, Bürokratendeutsch und abgedroschene Phrasen. 
• Keine Schachtelsätze: Mehrere Nebensätze in einem Satz? Lieber in kürzere Sätze aufteilen. 

Veraltete Formulierungen vermeiden 

Eine lange Zeit klangen Geschäftsbriefe sehr steif und distanziert. Moderne Varianten sind natürlicher und direkter konzipiert. Mehr Tipps zur zeitgemäßen Formulierung finden Sie in unserem Beitrag Geschäftliche Anschreiben Formulieren.

Die Bestandteile eines Geschäftsbriefs auf einen Blick 

Ein korrekt aufgebauter Geschäftsbrief enthält folgende Elemente in dieser Reihenfolge: 

1. Briefkopf: Firmenlogo, Absenderangaben, Kontaktdaten 
2. Empfängeradresse: Max. 4 × 8,5 cm, passend fürs Sichtfenster 
3. Informationsblock: Rechts: Ansprechpartner, Telefon, E-Mail 
4. Datum: Rechtsbündig, nach Informationsblock 
5. Betreffzeile: Prägnant, 1–2 Zeilen, kein Wort „Betreff" 
6. Anrede: Persönlich oder „Sehr geehrte Damen und Herren" 
7. Einleitung: Kurze Einführung ins Anliegen 
8. Hauptteil: Strukturiert, klar, ein Absatz pro Gedanke 
9. Schluss + Aufruf: Zusammenfassung, nächste Schritte 
10. Grußformel: „Mit freundlichen Grüßen" oder passende Variante 
11. Unterschrift: Vorgedruckt + handschriftlich 
12. Anlagenvermerk: Optional: „Anlage:" mit Auflistung
    

Anlässe für geschäftliche Briefe: Von formal bis festlich 

Es gibt vielfältige Anlässe, zu denen ein Geschäftsschreiben angebracht ist. Bei informellen Anlässen wie Weihnachts-, Oster- oder Geburtstagsgrüßen können Sie einen persönlicheren, herzlicheren Ton anschlagen als in einer formalen Mitteilung. 

Formelle Anlässe 

• Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine 
• Reklamationen und Beschwerden 
• Kündigungen 
• Einladungen (z. B. Vorstellungsgespräch, Firmenjubiläum) 

Festliche und persönliche Anlässe 

• Weihnachtsgrüße: Zum Jahresende schlägt die Stunde der Beziehungsgestaltung. Nutzen Sie diese Gelegenheit für einen feierlichen Rückblick. 
• Glückwünsche zu Meilensteinen: Ob der wohlverdiente Ruhestand, die Geburt eines Kindes, eine Beförderung oder ein rundes Betriebsjubiläum, geschäftliche Briefe zu diesen Ereignissen leben von persönlicher Nähe und echter Anerkennung. 
• Ostergrüße: Geschäftliche Osterpost wird deutlich seltener verschickt als klassische Weihnachtskarten. Das ist Ihre Chance: Mit einem liebevollen Osterbrief heben Sie sich effektiv von Ihren Mitbewerbern ab und hinterlassen einen bleibenden Eindruck. 
• Dankschreiben: Ein ehrliches Danke an Mitarbeiter oder Kunden, sei es nach einem erfolgreich abgeschlossenen Projekt oder als Jahresrückblick – stärkt die Bindung nachhaltig.

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